X50 AI
Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden
Die Buchung ist vorhanden. Doch wo ist der passende Beleg? Im E-Mail-Postfach, im Lieferantenportal oder noch bei einer Mitarbeiterin?
Solche Rückfragen kosten beim Jahresabschluss Zeit. Wer die Belegablage schon während des Jahres prüft, kann fehlende Dokumente laufend nachfordern. Mit einer gezielten Kontrolle vor dem Abschluss lassen sich auch die verbleibenden Lücken frühzeitig erkennen und schliessen.
Beginnen Sie bei den Buchungen
Ein gut gefüllter Belegordner sagt noch wenig darüber aus, ob die Dokumente den richtigen Buchungen zugeordnet sind. Prüfen Sie deshalb von der Buchhaltung aus: Ist dort, wo ein Beleg erforderlich ist, das passende Dokument vorhanden und lässt es sich öffnen? Das kann beispielsweise eine Rechnung, eine Quittung oder ein anderer Nachweis sein.
Besonders hilfreich ist dieser Blick bei Kreditorenrechnungen, Spesen und Kreditkartenausgaben. Hier können Unterlagen über verschiedene Personen und Eingangskanäle verteilt sein.
1. Den Prüfungsumfang festlegen
Wählen Sie zuerst den Mandanten und das Geschäftsjahr. Legen Sie anschliessend fest, welche Buchungen Sie auf zugehörige Dokumente prüfen möchten.
In X50 Archiv definieren Sie dafür Archivierungsregeln, beispielsweise nach Buchungstyp, Kontenbereich oder Geschäftspartner. Die Regeln bestimmen den Umfang der Auswertung. Stimmen Sie diesen mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Treuhänder ab.
2. Fehlende Belege von fehlenden Kopien unterscheiden
Ein Dokument kann vollständig fehlen. Es kann aber auch bereits vorhanden sein und lediglich in einer der Ablagen fehlen.
X50 Archiv weist den Status für Cloud und lokale Ablage getrennt aus. So erkennen Sie, ob Sie einen Beleg beschaffen oder den Ablagestand prüfen müssen. Auch Buchungen ohne Belegreferenz werden ausgewiesen.
Der angezeigte Vollständigkeitsgrad bezieht sich auf Ihre hinterlegten Regeln. Er hilft Ihnen, die Belegablage zu kontrollieren; die fachliche Prüfung der Buchhaltung gehört weiterhin zur Abschlussvorbereitung.
Vollständigkeit
Alle neu auswertenVollständig in Cloud und lokaler Ablage
Gemäss hinterlegten Archivierungsregeln- Vollständig
- 190
- Lokal fehlend
- 3
- Cloud fehlend
- 2
- Kein Anhang
- 2
- Beidseitig fehlend
- 3
- Nicht erforderlich
- 80
Nach Buchungstyp
| Buchungstyp | Pflichtbelege | Vollständig |
|---|---|---|
| Kreditorenrechnungen | 160 | 154 |
| Sonstige Buchungen | 40 | 36 |
3. Rückfragen mit konkreten Angaben stellen
Eine Rückfrage ohne konkrete Angaben führt häufig zu weiteren Nachfragen. Geben Sie beim Nachfordern möglichst das Buchungsdatum, den Betrag und den Geschäftspartner an. Bei Spesen hilft zusätzlich der Name der betreffenden Person.
Ein fiktives Beispiel: Zu einem gebuchten Materialeinkauf über CHF 486.00 fehlt der Beleg. Mit Lieferantenname, Datum und Betrag kann die zuständige Person gezielt im Postfach oder Lieferantenportal suchen.
Halten Sie bei offenen Fällen fest, wer den Beleg beschafft. So bleibt die Aufgabe auch dann nachvollziehbar, wenn mehrere Personen am Abschluss arbeiten.
4. Den Beleg direkt der Buchung zuordnen
Prüfen Sie beim Nachtragen, ob das Dokument zur ausgewählten Buchung gehört und lesbar ist. Stimmen Geschäftspartner, Betrag und Inhalt?
In X50 Archiv hängen Sie fehlende Dokumente direkt in der Buchungsdetailansicht an. Ein falsch zugewiesenes Dokument lässt sich dort ersetzen. Anschliessend wird der Beleg mit der lokalen Ablage abgeglichen.
Belegnummer 260184
Materialeinkauf · Musterlieferant AG
- Konto
- 4000
- Gegenkonto
- 2000
- Betrag CHF
- 486.00
- Datum
- 14.10.2026
- Dokumenten-ID
- —
Dokument prüfen und dieser Buchung zuordnen.
5. Die Auswertung nochmals starten
Starten Sie nach dem Nachtragen eine erneute Vollständigkeitsprüfung. Kontrollieren Sie die verbleibenden Fälle und klären Sie offene Rückfragen vor der Übergabe an den Treuhänder.
Für Ihre Abschlussvorbereitung ergibt sich damit eine kurze Checkliste:
- Mandant und Geschäftsjahr auswählen
- Archivierungsregeln prüfen
- Fehlende Dokumente und Ablagelücken durchsehen
- Belege nachfordern und den Buchungen zuordnen
- Auswertung wiederholen und offene Fälle festhalten
Mit einer monatlichen Kontrolle wird es einfacher
Wenn Sie die Belegablage monatlich prüfen, sind die Geschäftsvorfälle noch frisch in Erinnerung. Rückfragen lassen sich leichter beantworten und fehlende Unterlagen früher beschaffen.
Möchten Sie sehen, wie Sie Beleglücken in Ihrer Buchhaltung erkennen? Entdecken Sie X50 Archiv, das Archivmodul von X50 AI, oder sprechen Sie mit uns.
Kibe AG