Wie X50 AI Sie vor betrügerischen Rechnungen schützt

Man mag es kaum glauben, aber die Anzahl von betrügerischen Rechnungen (Fake-Rechnungen) nimmt leider immer noch zu. Solche Rechnungen sehen oft täuschend echt aus, sind meistens eine Täuschung einer bekannten Firma oder einer bekannten Institution, sodass einem die Rechnung vertrauenswürdig und bekannt erscheint.

Auch versierten Rechnungsprüfern kann es schnell passieren, dass eine solche betrügerische Rechnung übersehen wird, in der Buchhaltung landet und schlussendlich bezahlt wird.

Bekannte Schutzmassnahmen

Etablierte Massnahmen zur Verhinderung von Schäden durch solche Rechnungen sind, nebst anderen organisatorischen Massnahmen, das Einhalten des Vier-Augen-Prinzips und das genaue Verifizieren der Bankdaten und der IBAN-Nummer, gute Spamfilter für Phishing-Mails sowie Schulungen für die Awareness und Sensibilität von Mitarbeitern.

Wie X50 AI Sie unterstützt

Unsere Software X50 AI unterstützt Sie dabei, solche Rechnungen zu erkennen. Sie gleicht unter anderem für Schweizer Rechnungssteller das UID-Register ab. Wir pflegen in X50 AI eine Liste mit bekannten Fake-Rechnungen und zeigen dem Benutzer eine entsprechende Warnung an.

Freigabeprozesse und Lieferanten-Prüfung

Neben der automatischen Erkennung bietet X50 AI weitere Schutzmechanismen. Mit dem integrierten Freigabeprozess lassen sich Rechnungen ab bestimmten Beträgen automatisch zur Prüfung weiterleiten. So wird das Vier-Augen-Prinzip digital umgesetzt und dokumentiert.

Rechnungen von unbekannten Absendern sind besonders kritisch. X50 AI erkennt neue Lieferanten automatisch und warnt, wenn ein Kreditor zum ersten Mal im System erscheint. Zusätzlich prüft das System, ob UID und Firmenname zusammenpassen. Denn Betrüger verwenden häufig echte Firmennamen, aber mit abweichenden UID- oder Bankdaten. Bei solchen Unstimmigkeiten wird ebenfalls eine Warnung ausgelöst.

Verdächtige Rechnungen melden

Ebenso kann ein Benutzer bei Verdacht auf eine Fake-Rechnung diese als eine solche markieren:

Nach der Prüfung wird diese systemweit als Fälschung angezeigt und erleichtert es so unseren Kunden, mit X50 AI Fälschungen schnell zu erkennen, bevor diese in der Buchhaltung landen.
Ebenso empfehlen wir Ihnen, solche Betrugsversuche immer zu melden: Swiss e Police