X50 AI · Vergleich
X50 AI im Vergleich zu reinen Beleg-Tools
Viele Beleg-Tools lesen einen Beleg aus und erzeugen dann eine Datei für den Import. X50 AI geht weiter: Es bucht direkt im angebundenen Buchhaltungssystem. Es steuert Freigaben, prüft Belege auf Auffälligkeiten und hält das Archiv vollständig – lokal und in der Cloud.
Direkte Anbindung an die Buchhaltung
X50 AI arbeitet direkt im angebundenen Buchhaltungssystem – der Fibu (Finanzbuchhaltung). Stammdaten und Konten kommen aus diesem System. X50 AI bucht freigegebene Belege dort. Sie exportieren keine Datei. Sie lesen nichts ein zweites Mal.
- Laufender Abgleich in beide Richtungen über den X50 AI Service
- Kontierungsvorschläge aus früheren Buchungen (Vorschlag, auf welches Konto ein Beleg gehört)
- Neue Kreditoren und Bankverbindungen ins System zurückschreiben (zum Beispiel QR-IBAN)
- Camt-Dateien und Excel-Listen im selben System verarbeiten
Archiv mit Vollständigkeits-Kontrolle
Jeder Beleg bleibt mit seiner Buchung verbunden. Regeln legen fest, wann ein Beleg Pflicht ist. Grundlage sind Betrag, Buchungsart, Steuer-Bezug oder Geschäftspartner. Fehlt ein Beleg lokal oder in der Cloud, zeigt das Archiv den Status sofort an.
- Status je Beleg: Vollständig, Lokal fehlend, Cloud fehlend, Beidseitig fehlend oder Kein Anhang
- Archiv-Regeln mit Priorität und automatischer Neuprüfung
- Abgleich zwischen lokalem Bestand (On-Premise) und Cloud
- Vollständigkeit je Geschäftsjahr und Belegart auf einen Blick
Freigabe und Workflow
X50 AI holt Freigaben mehrstufig ein. Auslöser sind Betrag, Lieferant, Kostenstelle, Konto oder Rolle. Sie ordnen jeder Stufe eine verantwortliche Person zu. Diese Person gibt frei, delegiert oder lehnt ab. Bei einer Ablehnung erfasst X50 AI den Grund.
- Auslöser und Bedingungen je Freigabe-Stufe
- Verantwortliche nach Kostenstelle, Konto oder Geschäftspartner
- Rollen und Buchungsrechte: bearbeiten, buchen, neue Kreditoren anlegen
- Delegation und feste Start-Person; jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Prüfung auf Betrug und Risiken
X50 AI liest den Beleg nicht nur aus. Es prüft auch bekannte Risiko-Muster: Phantom-Anbieter, manipulierte Rechnungen, aufgeteilte Beträge und Duplikate. X50 AI erkennt zudem, wenn Mandant und Lieferant nicht zusammenpassen. Eine Sperrliste warnt bei bekannten Lieferanten.
- Abgleich der UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) mit der Sperrliste
- Warnung bei neuen oder unstimmigen Kreditoren
- Erkennung von Duplikaten: doppelte Rechnung und doppelter Import
- Suche nach Auffälligkeiten auf den Buchhaltungsdaten (X50 Assistant)
Im Überblick
Die Tabelle stellt X50 AI und typische Beleg-Tools Punkt für Punkt gegenüber.
| Kriterium | X50 AI | Typische Alternativen |
|---|---|---|
| Anbindung an die Buchhaltung | Direkter Abgleich; Verbuchung im Live-System | Oft Export und Import von Dateien in beide Richtungen |
| Datenstand | App und Buchhaltung auf gleichem Stand (Kreditoren, offene Posten, Buchungen) | Zwei getrennte Stände; Verzögerung und Abweichungen sind üblich |
| Archiv | Vollständigkeits-Regeln; Beleg an Buchung; lokal und Cloud | Oft nur Ablage der Scans, ohne Pflicht- und Abgleich-Kontrolle |
| Freigabe und Workflow | Mehrstufig, regelbasiert, mit Verantwortlichen und Rollen | Einfache Freigabe; Workflow oft nur in teureren Paketen |
| Betrugs-Prüfung | Benannte Prüfungen inkl. Sperrliste und Duplikat-Erkennung | Selten als eigener Prüfpunkt vorhanden |
| Beleg-Erfassung | QR-Rechnungen, Quittungen, Kreditoren – mit Kontierungsvorschlag | Texterkennung (OCR) und Kontierung je nach Produkt |
| Bankabstimmung | Camt-Import (Camt.053, Camt.054) mit Abgleich gegen verbuchte Bewegungen | Bank-Import oft ohne enge Kopplung an die Buchhaltung |
| Rolle im Setup | Ergänzt die bestehende Buchhaltung (zum Beispiel Infoniqa ONE 50, Abacus, Stratos) | Eigene Buchhaltung oder Beleg-Insel neben der Buchhaltung |
«Typische Alternativen» meint reine Beleg- und OCR-Tools, zum Beispiel Kontera, bexio-OCR, Infinity oder Pfeffersack. Funktions-Umfang und Anbindung sind je nach Anbieter und Tarif verschieden.
Wann X50 AI passt
- Ihre Buchhaltung läuft bereits in Infoniqa ONE 50, Abacus, Stratos oder einem ähnlichen System.
- Sie wollen Freigaben, Betrags-Regeln und Zuständigkeiten digital und nachvollziehbar führen.
- Ihre Belege müssen sicher an den Buchungen hängen. Sie wollen sehen, ob lokal und in der Cloud alles vorhanden ist.
- Sie wollen falsche Rechnungen, Duplikate und unstimmige Kreditoren vor der Buchung erkennen.
Wann etwas anderes besser passt
- Sie suchen eine komplette Cloud-Buchhaltung (zum Beispiel bexio) statt einer Ergänzung zur bestehenden Buchhaltung.
- Sie brauchen nur Texterkennung (OCR) für wenige Belege. Den Import in die Buchhaltung machen Sie dann von Hand.
Alle Funktionen auf der Produktseite
Auf der Produktseite sehen Sie X50 AI im Detail: Auslesen, Prüfung, Freigabe, Bankabstimmung und Archiv. Dort finden Sie auch die Preise und häufige Fragen.